Phiếu nhập kho hay lập phiếu nhập kho hàng là bước quan trọng trong quá trình bảo quản và lưu trữ hàng hóa. Đây là bước quan trọng trong quản lý kho đối với các doanh nghiệp.
Chúng tôi sẽ cung cấp các thông tin như khái niệm phiếu nhập kho, tác dụng và cách điền phiếu nhập kho chính xác nhất qua bài viết sau đây
Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là chứng từ để ghi lại, theo dõi tài sản của doanh nghiệp. Cung cấp thông tin về tài sản và những biến động của tài sản. Đây là cơ sở để xác định chi tiết về thẻ kho, nguyên vật liệu, hàng hóa, số liệu tồn kho,...
Phiếu nhập kho giúp kế toán doanh nghiệp có thể theo dõi định kỳ, liên tục và chính xác giúp cho quá trình quản lý kho trở nên dễ dàng.
Quá trình nhập kho hàng được xác nhận bởi bộ phận thủ kho, quá trình hàng hóa được đưa vào kho gồm hàng hóa, tư liệu sản xuất, thiết bị, vật tư,...Thủ kho sẽ xác nhận số lượng hàng hóa sau đó báo với bộ phận kế toán. Kế toán sẽ nhập vào hệ thống quản lý kho để theo dõi và giám sát.
Tùy theo các tổ chức mà giấy nhập kho sẽ do các bộ phận khác nhau quản lý. tuy nhiên thì phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Sau khi nhập phiếu, người lập phiếu và kế toán trưởng ký sẽ được chuyển cho người có thẩm quyền duyệt có chữ ký và ghi rõ họ tên.
Cuối cùng phiếu nhập giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng. Sau khi tiến hành xuất kho thủ kho phải ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho, cùng với người nhận hàng ký và ghi rõ họ tên vào phiếu. Quy trình này được giám sát dựa trên nhân viên kho, thủ kho hoặc các bộ phận quản lý kho hàng.
- Liên 1: Lưu tại phòng ban lập phiếu.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào trong thẻ kho và sau đó sẽ chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.
- Liên 3: Giao tới cho người nhận hàng.
Phiếu nhập kho dùng để làm gì?
Phiếu nhập kho được sử dụng tại các nhà kho, khu vực quản lý hàng hóa, tư liệu sản xuất, trang thiết bị cho toàn bộ hệ thống sản xuất. Phiếu xuất cũng được sử dụng trong trường hợp hàng hóa, dụng cụ, nguyên liệu được mua từ bên ngoài nhập vào kho hàng.
Các sản phẩm mua ngoài, tự gia công, chế biến, nhận góp vốn cũng cần lập phiếu nhập kho trước khi được đưa vào kho hàng. Phiếu nhập kho có tác dụng quản lý toàn bộ hàng hóa, sản phẩm trong kho phù hợp với phần mềm quản lý để theo dõi, giám sát tình hình kho hàng.
Phiếu nhập kho thường được thực hiện bởi thủ kho, tại một số doanh nghiệp kế toán kho sẽ trực tiếp quản lý và viết phiếu nhập sau đó nhập vào phần mềm kế toán.
Phiếu nhập kho vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp giúp kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa từ đó có những phương án, giải pháp kịp thời cho toàn bộ hệ thống kho hàng.
Hướng dẫn điền phiếu nhập kho
Đơn vị, địa chỉ: Ghi rõ tên, địa chỉ của đơn vị, bộ phận hoặc đóng dấu đơn vị tiến hành nhập kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Mẫu chứng từ:
- Sử dụng trong Textbox (Insert -> Textbox) để tạo box, ghi rõ mẫu chứng từ kèm theo các thông tin cơ bản khác (đã có mẫu). Sử dụng Textbox giúp dễ dàng di chuyển box mà không bị ảnh hưởng bởi việc thay đổi độ rộng của các cột.
- Ngày … tháng … năm …: Ghi rõ ngày, tháng, năm nhập kho
- Số: Là số phiếu nhập
- Nợ, Có: Ghi rõ các tài khoản Nợ, tài khoản Có
- Họ và tên người giao hàng: Ghi rõ họ và tên của người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Theo … số … ngày … tháng … năm … của …: Thông tin của số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho
- Nhập tại kho … địa chỉ …: Tên kho và địa chỉ của kho
- Các Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công
cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập)
- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho
- Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hóa đơn,… tùy theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực nhập
- Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập cùng một phiếu nhập kho
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ghi số tiền ở dòng Cộng trên Phiếu nhập kho bằng chữ
- Họ tên, chữ ký của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu lập)
