Phiếu xuất kho giữ vai trò vô cùng quan trọng trong lưu thông và quản lý hàng hóa trong kho. Vậy phiếu xuất kho được hiểu như thế nào? Phiếu xuất kho được sử dụng như thế nào? Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về phiếu xuất kho qua bài viết sau.
Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là những chứng từ, văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ trong kho phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ quan, doanh nghiệp,... Phiếu xuất kho giúp quản lý theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa được nhập vào và xuất ra.
Phiếu xuất kho là căn cứ để hoặc toán chi phí, phục vụ cho quá trình kiểm tra giám sát các mức tiêu hao của doanh nghiệp. Trong hoạt động thực tế, phiếu xuất kho có 3 phân loại khác nhau cũng giống như các chứng từ phiếu thu hoặc phiếu chi. Có thể phân chia thành 3 loại:
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu
Liên 2: Quản lý kho sẽ lưu vào thẻ kho rồi chuyển cho kế toán để lưu vào phần mềm, sổ kế toán.
Liên 3: Giao cho người nhận hàng.
Phiếu xuất kho dùng để làm gì?
Phiếu xuất kho là bước quan trọng trong việc xử lý hàng hóa, vật tư, vật liệu, công cụ,... trong kho hàng. Phiếu xuất kho là cơ sở dùng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho giúp tính toán các chi phí.
Khi xác định được số lượng hàng hóa nhập xuất kho doanh nghiệp sẽ xác định được mức tiêu hao của vật tư, từ đó có thể điều chỉnh mức độ, đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc. Sau khi xuất kho, số lượng hàng hóa được xác định chính xác theo bộ phận kế toán đem lại tính chính xác tuyệt đối cho doanh nghiệp.
Cách viết:
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên kho xuất.
Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư,sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).
Cột B: Ghi tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tên vật tư, sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).
Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn), (có thể bỏ qua).
Cột D: Đơn vị (ghi theo hóa đơn).
Cột 1: Ghi số lượng theo yêu cầu của người (bộ phận) sử dụng trên chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh xuất).
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất (số lượng thực tế xuất kho có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
Cột 3: Giá xuất kho là giá chưa có thuế cho một đơn vị hàng hóa.
Cột 4: Bằng đơn giá nhân với số lượng.
Dòng cộng: Cộng các giá trị trên phiếu xuất cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.
Dòng số viết bằng chữ: Ghi diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền trên phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý (tùy theo tổ chức, quản lý và quy định của từng loại doanh nghiệp), lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng.
Sau khi xuất kho thủ kho ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho, cùng người nhận hàng ký và ghi rõ họ tên vào phiếu.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được sử dụng như thế nào?
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?
Phiếu xuất kho ngoài việc giám sát các vật tư, vật liệu ra kho mà còn có thể kết hợp với phiếu điều chuyển nội bộ. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là mẫu thiếu được lập ra nhằm xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của doanh nghiệp. Trong phiếu có các phần được ghi rõ như tên tổ chức, người lập phiếu, người vận chuyển hàng, phương tiện vận chuyển, và thông tin xuất nhập hàng hóa.
Ngoài việc quản lý nội bộ thì phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa còn mang ý nghĩa hợp thức hóa vận chuyển. Đây là giấy tờ đảm bảo xác minh được nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa, nguyên liệu trung chuyển.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được dùng như thế nào?
Thông thường thì các doanh nghiệp, cơ quan muốn vận chuyển hàng hóa, vật tư qua các kho hàng hoặc vận chuyển nội bộ thì sẽ ghi theo giá xuất kho. Các doanh nghiệp sẽ thường ghi số lượng hàng hóa chứ không ghi giá thành các sản phẩm vận chuyển.
Ngoài ra, các doanh nghiệp tính theo giá bình quân cuối kỳ. Cho nên đến cuối kỳ mới có thể tính được giá xuất kho nên sẽ không có giá xuất kho chính xác để điền vào phiếu.
Khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, thông tin hàng hóa vật tư. Quan trọng nhất là phải có số lượng hàng hóa, đơn giá của hàng hóa, thành tiền.
Để sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ doanh nghiệp phải đăng ký phát hành, quản lý cũng như báo cáo tình trạng sử dụng cùng với tình trạng hóa đơn về cơ quan thuế giống như hóa đơn.
Trên đây là những thông tin về phiếu xuất kho mà Cơ khí Lê Gia cung cấp cho khách hàng. Chúng tôi luôn mong có thể chia sẻ cho các bạn những thông tin hữu ích.
